Teletravail : quels outils favoriser ?

Si le télétravail n’est pas une idée véritablement nouvelle, il se trouve qu’elle a été remise sur le devant de la scène à la faveur des évènements qui ont frappé le monde entier depuis le début de l’année 2020. En effet, la pandémie de Covid-19 nous a imposé de multiples confinements qui ont lourdement et durablement impacté l’activité professionnelle de tout un chacun. Le télétravail est alors devenu la norme.

Aujourd’hui, il est toujours pratiqué dans bon nombre de secteurs. D’où l’idée que nous avons eue de vous proposer, avec cet article, de vous présenter quelques outils que nous estimons incontournable dans le cadre du télétravail.

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Teams pour la communication

Teams est un logiciel de communication développé par Microsoft et nombreuses sont les entreprises qui, aujourd’hui, ne peuvent plus s’en passer. S’il a été mis sur le marché dans le courant de l’année 2017, son usage s’est précisément répandu au moment de la pandémie. Il a en effet alors fallu trouver des solutions pour pouvoir maintenir le lien au sein des équipes, en un mot comme en cent, pour pouvoir continuer dans l’exact prolongement de ce qui pouvait jusqu’alors se faire en entreprise.

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Aujourd’hui, Teams est devenu un outil de travail à part entière et si bon nombre de salariés sont retournés à ce jour dans leurs bureaux, ils n’en ont pas abandonné pour autant ce logiciel et continuent, au quotidien, à profiter de tous les avantages qui y sont liés. Tellement nombreux qu’il existe même des formations vous permettant de tous les découvrir et surtout, d’en avoir la maîtrise. Vous trouverez notamment sur www.learnperfect.fr un véritable programme clé en main qui vous propose, en fonction de votre niveau, de découvrir et/ou vous perfectionner dans l’usage de Teams. Une formation que vous pourrez, cela va de soi, suivre à distance.

Visioconférence, messagerie instantanée, transfert de fichiers, partage de coordonnées et d’agendas, organisations de groupes de travail, etc, les fonctionnalités de Teams sont multiples et utilisables par tous au sein de l’entreprise, en interne évidemment, mais aussi en externe. Cela en fait un outil idéal pour communiquer avec ses partenaires, ses clients ou prospects lorsque l’on ne peut pas se déplacer. Sa proximité avec l’ensemble des produits Microsoft, dont ceux de la Suite Office, joue également en sa faveur en ouvrant encore plus le champ des possibles. Pas de souci cependant si vous êtes équipés de produits autres que Microsoft : des extensions ont été conçues de façon à ce que vous puissiez, vous aussi, bénéficier des fonctionnalités de Teams.

Trello pour la gestion de projet

Inspiré de la célèbre méthode Kanban de Toyota, cet outil est une manière à la fois intuitive et très complète de planifier et de gérer les tâches. Il se présente sous la forme d’un tableau sur lequel sont matérialisées des colonnes, par exemple « À faire », « En cours », « Terminé » pour les systèmes les plus simples. Ces colonnes vont accueillir des cartes, chacune d’elle désignant une tâche bien définie, assignable à un collaborateur plus spécifiquement si elle relève de son activité plus spécifiquement, et dont l’emplacement sur le tableau sera choisi en fonction de son état d’avancement. Les cartes, vous l’aurez compris, sont ainsi amenées à se déplacer sur le tableau jusqu’à la totale réalisation de la tâche qu’elles concernent.

Ce système présente de nombreux avantages, au premier rang desquels une visualisation simplifiée de ses objectifs. Il peut aussi voir ceux de ses collègues et prendre conscience de certaines situations et/ou urgences sans qu’il y ait eu de communication spécialement sur le sujet. Le tableau est disponible pour tous en tous temps, son accessibilité étant, elle aussi, un de ses nombreux atouts. Et si Trello est particulièrement utile à l’échelle d’une entreprise dans son ensemble, vous pouvez aussi tout à fait vous en servir à titre personnel, y compris dans la vie privée si vous êtes en quête d’une méthode d’organisation un peu plus rigoureuse.

Google Drive pour le partage de documents

Cette solution de partage de documents est très simple d’utilisation. Elle permet un classement des fichiers en dossiers, ainsi que la configuration d’autorisations d’accès en fonction du niveau de confidentialité desdits dossiers. L’avantage qu’elle présente est de permettre d’accéder à des documents depuis n’importe quel ordinateur, où que l’on se trouve, dans la mesure où elle est accessible via l’internet. Elle peut aussi être utilisée simultanément par plusieurs collaborateurs, ce qui s’avère très pratique lors des réunions à distance notamment.

D’ailleurs, Google Drive n’est pas utile que pour le partage de documents, il vous est aussi possible d’en créer avec. Documents texte, présentations, images, feuilles de calcul, les possibilités sont nombreuses, ce qui est d’autant plus appréciable que la version gratuite du logiciel offre pas moins de 15 Go par utilisateur, ce qui est loin d’être négligeable. On peut bien évidemment passer par des formules payantes pour accéder à un stockage plus conséquent, allant même jusqu’à l’illimité.

Il en existe évidemment quantité d’autres, mais ces trois-là sont sans le moindre doute à considérer comme essentiels.

Zoom pour les réunions en ligne

En ces temps de pandémie mondiale, le télétravail est une option qui s’est imposée pour maintenir la continuité des activités professionnelles. Avec cette nouvelle organisation du travail, il est nécessaire d’utiliser les outils adaptés pour favoriser la communication et la collaboration à distance.

Parmi les solutions les plus populaires se trouve Zoom. Cette plateforme de visioconférence permet aux utilisateurs d’organiser des réunions virtuelles en quelques clics. Elle propose différentes options telles que l’enregistrement des appels ou encore le partage d’écran en temps réel.

Zoom offre aussi la possibilité de personnaliser son fond d’écran avec une image ou une vidéo afin de rendre l’expérience utilisateur plus agréable et professionnelle. Grâce à sa fonctionnalité de chat intégrée, il est facile pour les participants de communiquer rapidement pendant la réunion sans interrompre le déroulement des échanges verbaux.

L’un des avantages majeurs de Zoom est sa compatibilité avec différents appareils tels que les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones. Cela vous donne ainsi l’avantage incontestable d’y accéder depuis n’importe où dans le monde, pourvu qu’il y ait une bonne connexion internet.

Bien qu’elle ne soit pas gratuite (des abonnements sont disponibles à partir du forfait basique), Zoom reste très abordable par rapport à ses concurrents directs comme Teams ou Skype Business.

Zoom constitue un choix judicieux pour toutes les entreprises voulant mettre en place un environnement propice au travail collaboratif malgré les distances géographiques entre employés.

LastPass pour la gestion des mots de passe sécurisée

En plus de la visioconférence, les outils pour faciliter le télétravail sont nombreux et variés. Parmi eux se trouve LastPass, un gestionnaire de mots de passe sécurisé qui permet aux utilisateurs d’avoir accès à leurs comptes en ligne sans avoir à mémoriser des dizaines de combinaisons complexes.

LastPass propose une méthode simple mais efficace : l’utilisateur n’a qu’à retenir un seul mot de passe fort pour accéder à son coffre-fort numérique. Ce dernier contient toutes ses informations d’identification (noms d’utilisateur, adresses e-mail et mots de passe) stockées dans une forme cryptée.

Grâce à LastPass, vous pouvez partager votre compte avec vos collègues travaillant au sein même du siège social ou du bureau principal, tout en conservant le contrôle total sur votre propre situation individuelle.

Bref,