Guide pour gérer la comptabilité d’une micro-entreprise

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L’un des avantages du régime de la micro-entreprise est l’allègement des obligations comptables. Ces dernières se limitent à la tenue d’un livre de recettes, à l’enregistrement des achats et à la facturation de ses ventes ou prestations. Voyons tout cela en détail pour mieux s’y conformer.

Tenir un livre des recettes encaissées 

Pour l’auto entrepreneur, le régime de la micro-entreprise allège la tenue des comptes. Il n’a pas de bilan comptable ni de résultat annuel à présenter. Il doit simplement enregistrer de façon chronologique les recettes encaissées.

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Chaque enregistrement doit être précis et comporter les mentions suivantes :

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  • La date où la recette est encaissée,
  • Le montant exact de la recette,
  • L’identité du client ou de la société qui le mandate,
  • Le mode de règlement utilisé par le client (chèque, espèce, carte bancaire…),
  • La référence du document justificatif (notes, numérotations des factures).

Voici quelques solutions qui vous permettent de tenir le livre de vos recettes :

  • Utiliser des livres comptables en format papier que vous pouvez acheter dans le commerce,
  • Vous servir des modèles officiels de livres comptables que vous pouvez télécharger sur les sites web de l’administration,
  • Vous procurer un logiciel de comptabilité qui permet d’enregistrer les recettes selon les règles applicables aux micro-entreprises.

Déclarer le chiffre d’affaires

L’auto-entrepreneur doit déclarer en ligne, sur le site de l’URSSAF, son chiffre d’affaires (CA). La déclaration doit être effectuée chaque mois ou chaque trimestre selon le choix du micro-entrepreneur.

La déclaration de CA est obligatoire, car elle sert à calculer le montant de vos impôts et de vos charges sociales. Pour connaître le montant à déclarer, additionnez les recettes que vous avez encaissées durant la période de déclaration. Si vous n’avez encaissé aucune recette pendant la période concernée, vous mentionnez « 0 € » ou « néant ».

Pour garder le statut d’auto-entreprise, vous devez savoir au moment de créer votre entreprise qu’il y a un seuil de CA à ne pas dépasser. Ce plafond légal peut changer d’une année à une autre.

L’auto-entrepreneur est passible de sanctions fiscales s’il ne tient pas un livre de recettes ou si son livre de recettes est incomplet. À chaque déclaration manquante, il se voit infliger d’une pénalité de 50 €. S’il ne régularise pas le défaut de livre de recettes en fin d’année, il est taxé d’office sur une base majorée, et il peut être exclu du régime de la micro-entreprise.

Tenir un registre des achats si vous êtes un commerçant ou un fournisseur de prestations d’hébergement 

L’auto-entrepreneur doit tenir un registre de ses achats professionnels de la même manière qu’il enregistre ses recettes. C’est obligatoire pour ceux qui vendent des marchandises et denrées à consommer sur place ou à emporter. C’est aussi obligatoire pour ceux qui choisissent d’entreprendre dans la fourniture de prestations d’hébergement.

Si c’est votre cas, vous devez récapituler en détail tous les achats effectués dans le cadre de votre activité professionnelle. L’enregistrement ne doit comporter aucune modification.

Voici notamment les mentions qui doivent figurer sur votre registre d’achat :

  • La date où l’achat est payé,
  • La nature de votre achat ainsi que son montant,
  • L’identité du fournisseur,
  • La référence du document justificatif de l’achat (numéro de facture par exemple),
  • Le mode de règlement utilisé pour payer l’achat (chèque, espèce ou autres).

Délivrer des factures à ses clients

L’auto-entrepreneur doit remettre une facture à ses clients lors de chaque vente ou de chaque prestation de services. Il doit en garder un exemplaire notamment pour servir de justificatifs lors de l’enregistrement de recette.

La rédaction d’une facture doit respecter la réglementation en vigueur pour en assurer sa conformité et sa valeur légale. Les mentions suivantes doivent y figurer avec précision :

  • La mention « facture »,
  • L’identité et l’adresse de l’auto-entrepreneur,
  • Le numéro de la facture suivant une séquence chronologique bien établie,
  • La date de la facturation,
  • L’identité et adresse du client,
  • La désignation du produit vendu ou de la prestation fournie,
  • Le prix par unité des produits ou des services,
  • La quantité des produit/services vendus au client,
  • La date de la livraison,
  • Le montant total à payer,
  • La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si la micro-entreprise n’est pas assujettie à la TVA.

Ouvrir un compte bancaire pour son activité professionnelle 

Lorsque votre CA annuel dépasse les 10 000 € pendant 2 années consécutives, vous devez ouvrir un compte bancaire. Le compte doit être dédié uniquement à votre activité professionnelle, mais il n’est pas obligatoire qu’il soit un compte professionnel (un compte courant suffit).

Même si votre CA ne dépasse pas les 10 000 €, l’utilisation d’un compte est fortement recommandée pour la gestion entreprise. Vous en aurez besoin pour les opérations suivantes :

  • Encaisser vos recettes pour certains modes de règlement (chèque, virement, etc.),
  • Prélever des nécessaires aux dépenses et aux achats professionnels,
  • Prélever vos revenus d’auto-entrepreneur pour les transférer vers votre compte personnel,
  • Pouvoir utiliser des moyens de paiement au nom de votre entreprise,
  • Atout pour demander un crédit professionnel pour son activité.

Voilà les différents points clés pour mieux gérer la comptabilité de votre micro-entreprise. Pour tout ce qui concerne les démarches légales et administratives, l’accompagnement d’un professionnel peut vous être d’une grande aide.

Vérifier les obligations fiscales et sociales liées à la micro-entreprise

En tant que micro-entrepreneur, vous êtes soumis à des obligations fiscales et sociales spécifiques. Il faut bien les comprendre pour éviter toute mauvaise surprise.

Il faut rappeler que la micro-entreprise relève du régime fiscal de la franchise en TVA. Cela signifie que vous ne facturez pas la TVA à vos clients et ne pouvez donc pas récupérer celle comprise dans vos achats. En contrepartie, votre comptabilité est simplifiée et vous bénéficiez d’un abattement forfaitaire sur votre chiffre d’affaires.

Cela n’exonère pas le micro-entrepreneur de certaines obligations fiscales comme la déclaration annuelle de revenus ou encore le paiement des cotisations sociales. Ces dernières sont calculées en fonction du chiffre d’affaires réalisé par l’entreprise au cours de l’année précédente.

Il est donc crucial pour un micro-entrepreneur de tenir une comptabilité rigoureuse afin de pouvoir remplir ces différentes obligations fiscales dans les temps impartis. Cette dernière doit comporter toutes les pièces justificatives nécessaires telles que les factures émises et reçues ainsi que tous les relevés bancaires correspondants.

Si votre activité implique l’embauche d’un salarié (même simplement ponctuellement), vous devez aussi respecter toutes les obligations sociales liées à cet employeur : déclarations auprès des organismes sociaux compétents (URSSAF), rémunération minimum légale, etc.

Même si le statut de micro-entrepreneur peut sembler simplifié, il ne faut pas négliger les obligations fiscales et sociales qui y sont associées. Pour vous aider dans cette gestion comptable complexe, n’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable ou une plateforme de gestion comptable en ligne.

Utiliser un logiciel de comptabilité simplifié pour faciliter la gestion financière

Tenir une comptabilité rigoureuse est indispensable pour tout micro-entrepreneur, mais cela peut rapidement se révéler chronophage et complexe. Heureusement, il existe aujourd’hui des logiciels spécialisés dans la gestion comptable qui permettent de simplifier grandement cette tâche.

Tous les logiciels ne se valent pas et certains peuvent être plus adaptés à votre activité que d’autres. Vous devez bien choisir votre outil en fonction de vos besoins spécifiques. Voici quelques critères à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de comptabilité pour votre micro-entreprise :

  • Simplicité d’utilisation : le logiciel doit être facile à prendre en main et intuitif.
  • Fonctionnalités proposées : le logiciel doit répondre aux besoins spécifiques liés à votre activité (facturation, suivi des paiements clients, etc.).
  • Sécurisation des données : assurez-vous que les données sensibles stockées sur le serveur sont bien protégées.
  • Ergonomie : l’interface utilisateur doit être agréable et intuitive afin que l’utilisateur puisse effectuer toutes sortes d’opérations très facilement.
  • Il est aussi possible de choisir entre un logiciel installé sur votre ordinateur ou une solution en ligne qui offre l’avantage d’une accessibilité depuis n’importe quel appareil connecté à internet.

    En optant pour un logiciel de comptabilité adapté, vous pourrez ainsi automatiser certaines tâches et gagner du temps dans la gestion financière de votre micro-entreprise. Cela vous permettra aussi d’avoir une vision claire et précise de la santé financière de votre entreprise (chiffre d’affaires, bénéfices, dépenses) et ainsi prendre des décisions éclairées pour son développement futur.

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