Guide pour gérer la comptabilité d’une micro-entreprise

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L’un des avantages du régime de la micro-entreprise est l’allègement des obligations comptables. Ces dernières se limitent à la tenue d’un livre de recettes, à l’enregistrement des achats et à la facturation de ses ventes ou prestations. Voyons tout cela en détail pour mieux s’y conformer.

Tenir un livre des recettes encaissées 

Pour l’auto entrepreneur, le régime de la micro-entreprise allège la tenue des comptes. Il n’a pas de bilan comptable ni de résultat annuel à présenter. Il doit simplement enregistrer de façon chronologique les recettes encaissées.

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Chaque enregistrement doit être précis et comporter les mentions suivantes :

  • La date où la recette est encaissée,
  • Le montant exact de la recette,
  • L’identité du client ou de la société qui le mandate,
  • Le mode de règlement utilisé par le client (chèque, espèce, carte bancaire…),
  • La référence du document justificatif (notes, numérotations des factures).

Voici quelques solutions qui vous permettent de tenir le livre de vos recettes :

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  • Utiliser des livres comptables en format papier que vous pouvez acheter dans le commerce,
  • Vous servir des modèles officiels de livres comptables que vous pouvez télécharger sur les sites web de l’administration,
  • Vous procurer un logiciel de comptabilité qui permet d’enregistrer les recettes selon les règles applicables aux micro-entreprises.

Déclarer le chiffre d’affaires

L’auto-entrepreneur doit déclarer en ligne, sur le site de l’URSSAF, son chiffre d’affaires (CA). La déclaration doit être effectuée chaque mois ou chaque trimestre selon le choix du micro-entrepreneur.

La déclaration de CA est obligatoire, car elle sert à calculer le montant de vos impôts et de vos charges sociales. Pour connaître le montant à déclarer, additionnez les recettes que vous avez encaissées durant la période de déclaration. Si vous n’avez encaissé aucune recette pendant la période concernée, vous mentionnez « 0 € » ou « néant ».

Pour garder le statut d’auto-entreprise, vous devez savoir au moment de créer votre entreprise qu’il y a un seuil de CA à ne pas dépasser. Ce plafond légal peut changer d’une année à une autre.

L’auto-entrepreneur est passible de sanctions fiscales s’il ne tient pas un livre de recettes ou si son livre de recettes est incomplet. À chaque déclaration manquante, il se voit infliger d’une pénalité de 50 €. S’il ne régularise pas le défaut de livre de recettes en fin d’année, il est taxé d’office sur une base majorée, et il peut être exclu du régime de la micro-entreprise.

Tenir un registre des achats si vous êtes un commerçant ou un fournisseur de prestations d’hébergement 

L’auto-entrepreneur doit tenir un registre de ses achats professionnels de la même manière qu’il enregistre ses recettes. C’est obligatoire pour ceux qui vendent des marchandises et denrées à consommer sur place ou à emporter. C’est aussi obligatoire pour ceux qui choisissent d’entreprendre dans la fourniture de prestations d’hébergement.

Si c’est votre cas, vous devez récapituler en détail tous les achats effectués dans le cadre de votre activité professionnelle. L’enregistrement ne doit comporter aucune modification.

Voici notamment les mentions qui doivent figurer sur votre registre d’achat :

  • La date où l’achat est payé,
  • La nature de votre achat ainsi que son montant,
  • L’identité du fournisseur,
  • La référence du document justificatif de l’achat (numéro de facture par exemple),
  • Le mode de règlement utilisé pour payer l’achat (chèque, espèce ou autres).

Délivrer des factures à ses clients

L’auto-entrepreneur doit remettre une facture à ses clients lors de chaque vente ou de chaque prestation de services. Il doit en garder un exemplaire notamment pour servir de justificatifs lors de l’enregistrement de recette.

La rédaction d’une facture doit respecter la réglementation en vigueur pour en assurer sa conformité et sa valeur légale. Les mentions suivantes doivent y figurer avec précision :

  • La mention « facture »,
  • L’identité et l’adresse de l’auto-entrepreneur,
  • Le numéro de la facture suivant une séquence chronologique bien établie,
  • La date de la facturation,
  • L’identité et adresse du client,
  • La désignation du produit vendu ou de la prestation fournie,
  • Le prix par unité des produits ou des services,
  • La quantité des produit/services vendus au client,
  • La date de la livraison,
  • Le montant total à payer,
  • La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si la micro-entreprise n’est pas assujettie à la TVA.

Ouvrir un compte bancaire pour son activité professionnelle 

Lorsque votre CA annuel dépasse les 10 000 € pendant 2 années consécutives, vous devez ouvrir un compte bancaire. Le compte doit être dédié uniquement à votre activité professionnelle, mais il n’est pas obligatoire qu’il soit un compte professionnel (un compte courant suffit).

Même si votre CA ne dépasse pas les 10 000 €, l’utilisation d’un compte est fortement recommandée pour la gestion entreprise. Vous en aurez besoin pour les opérations suivantes :

  • Encaisser vos recettes pour certains modes de règlement (chèque, virement, etc.),
  • Prélever des nécessaires aux dépenses et aux achats professionnels,
  • Prélever vos revenus d’auto-entrepreneur pour les transférer vers votre compte personnel,
  • Pouvoir utiliser des moyens de paiement au nom de votre entreprise,
  • Atout pour demander un crédit professionnel pour son activité.

Voilà les différents points clés pour mieux gérer la comptabilité de votre micro-entreprise. Pour tout ce qui concerne les démarches légales et administratives, l’accompagnement d’un professionnel peut vous être d’une grande aide.

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