Si le télétravail n’est pas une idée véritablement nouvelle, il se trouve qu’elle a été remise sur le devant de la scène à la faveur des évènements qui ont frappé le monde entier depuis le début de l’année 2020. En effet, la pandémie de Covid-19 nous a imposé de multiples confinements qui ont lourdement et durablement impacté l’activité professionnelle de tout un chacun. Le télétravail est alors devenu la norme.
Encore aujourd’hui, le télétravail s’est enraciné dans de nombreux secteurs, transformant durablement le paysage professionnel. C’est dans cet état d’esprit que nous avons sélectionné plusieurs outils qui, selon nous, méritent toute votre attention pour travailler à distance avec efficacité.
Teams pour la communication
Teams, développé par Microsoft, occupe désormais une place centrale dans la vie des entreprises. Lancé en 2017, il s’est imposé comme une évidence dès que la pandémie a bouleversé le quotidien des collaborateurs. Maintenir le lien, coordonner les équipes, et continuer à travailler ensemble malgré la distance : Teams a relevé le défi sans faillir.
Ce logiciel ne se limite plus à la communication de crise. Même après la réouverture des bureaux, il reste un réflexe pour de nombreux salariés. Il existe d’ailleurs des programmes de formation, comme celui proposé sur www.learnperfect.fr, pour maîtriser toutes ses fonctionnalités, à distance évidemment.
Visioconférences, messagerie instantanée, échanges de fichiers, gestion d’agendas, création de groupes de travail… Teams offre un large éventail de services pour fluidifier la communication interne et externe. Sa compatibilité avec la suite Microsoft Office ouvre encore plus de possibilités. Mais pas d’inquiétude si votre entreprise utilise d’autres outils : des extensions existent pour intégrer Teams, quels que soient vos équipements.
Trello pour la gestion de projet
Inspiré de la méthode Kanban développée par Toyota, Trello propose une approche visuelle et simple de l’organisation du travail. Son principe : un tableau composé de colonnes, « À faire », « En cours », « Terminé », où l’on place des cartes représentant chaque tâche. Ces cartes circulent d’une colonne à l’autre au fil de leur avancement, et peuvent être attribuées à chaque membre de l’équipe.
Ce fonctionnement présente plusieurs avantages. D’un coup d’œil, chacun visualise le progrès collectif et les priorités de ses collègues. Plus besoin de multiplier les points d’étape ou d’envoyer des mails pour savoir où en est un dossier : tout se voit, tout se partage, à tout moment. Trello s’adapte aussi bien aux grandes équipes qu’à un usage personnel, y compris hors travail, pour ceux qui veulent structurer leur quotidien.
Google Drive pour le partage de documents
Google Drive simplifie la gestion et le partage de documents. Les fichiers s’organisent en dossiers, avec des autorisations d’accès modulables selon leur degré de confidentialité. Son principal atout : permettre d’accéder à ses documents depuis n’importe quel ordinateur, à condition de disposer d’une connexion internet. Plusieurs collaborateurs peuvent modifier un même fichier en simultané, un atout lors des réunions à distance.
Mais Google Drive ne se limite pas à partager des fichiers. Il permet aussi d’en créer : documents texte, présentations, feuilles de calcul, images… La version gratuite offre déjà 15 Go de stockage par utilisateur, ce qui couvre largement les besoins de beaucoup d’équipes. Pour ceux qui souhaitent aller plus loin, des options payantes existent, jusqu’au stockage illimité.
Il existe bien sûr de nombreux autres outils de ce type, mais ces trois solutions font figure de piliers pour qui veut organiser son télétravail de façon fiable et performante.
Zoom pour les réunions en ligne
La généralisation du télétravail a mis les outils de visioconférence au cœur de la vie professionnelle. Zoom s’est hissé parmi les choix de référence pour organiser des réunions à distance, qu’il s’agisse d’un point d’équipe ou d’un webinaire devant des dizaines de participants. En quelques clics, la plateforme permet de lancer une réunion, d’inviter des collègues ou des partenaires, et d’enregistrer l’échange si besoin.
Zoom propose des fonctionnalités appréciées : partage d’écran, enregistrement des sessions, chat intégré pour échanger des liens ou poser une question sans interrompre. Certains apprécient aussi la possibilité de personnaliser son fond d’écran virtuel, donnant un aspect plus professionnel ou décontracté selon les circonstances.
La grande force de Zoom, c’est sa compatibilité avec pratiquement tous les appareils : ordinateur, tablette, smartphone. Peu importe où l’on se trouve, il suffit d’une connexion internet correcte pour rejoindre une réunion. Les forfaits payants restent accessibles, et la version gratuite suffit pour la plupart des besoins courants. Face à des concurrents comme Teams ou Skype, Zoom se distingue par sa simplicité et sa rapidité de prise en main. Pour les entreprises souhaitant maintenir le lien entre collaborateurs dispersés, ce service s’est vite imposé comme une évidence.
LastPass pour la gestion sécurisée des mots de passe
Travailler à distance, c’est aussi multiplier les accès à des plateformes diverses. Pour ne pas jongler avec une multitude de mots de passe complexes, LastPass propose une solution fiable : un coffre-fort numérique dans lequel sont stockés tous vos identifiants, protégés par un mot de passe maître unique. Plus besoin de mémoriser chaque combinaison, ni de recourir à des post-it volants ou à un fichier non sécurisé.
La sécurité reste au centre du dispositif : les données sont chiffrées, et l’accès partagé à certains comptes peut se faire de façon contrôlée, par exemple entre membres d’une même équipe. On garde ainsi la maîtrise de ses accès tout en facilitant le travail collectif. Pour les collaborateurs éparpillés sur plusieurs sites ou à domicile, LastPass devient vite un allié discret mais déterminant.
Le télétravail n’est plus une parenthèse : il s’ancre peu à peu dans les habitudes. Les outils évoqués ici dessinent une nouvelle manière de coopérer, d’avancer ensemble, même à distance. Reste à chacun d’en tirer le meilleur pour transformer les kilomètres en force, et garder le cap malgré l’écran qui sépare.
