Comptabilité d’entreprise : que faut-il savoir ?

La comptabilité et la fiscalité sont des préoccupations majeures en entreprise. Bien souvent, elles pèsent sur le dirigeant d’entreprise, notamment avec la diversité des impôts et les tâches comptables aussi bien complexes que chronophages. Vous voulez en savoir plus sur la comptabilité d’entreprise pour assurer la gestion de votre entreprise dans les meilleures conditions ?

Le rôle du comptable en entreprise

La comptabilité est une tâche complexe, mais indispensable dans une entreprise. C’est le comptable qui est responsable de cette pratique au sein d’une structure. Le rôle principal du comptable, c’est d’enregistrer et de classer les différentes informations en lien avec l’activité économique et le patrimoine de l’entreprise. C’est lui qui va fournir les documents de synthèse au dirigeant pour l’aider à piloter l’entité et à prendre les bonnes décisions dans sa gestion. Les principaux documents de synthèse établis par le comptable sont :

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• les comptes de résultat,
• les balances de comptes,
• les comptes d’exploitation ou de résultat,
• les bilans comptables de l’entreprise.

Le comptable est aussi chargé d’archiver et de saisir les informations commerciales et les données patrimoniales de l’entreprise sur des logiciels spécifiques. Ce sont des outils qui permettent de réaliser les différentes opérations comptables, d’enregistrer les informations liées à la comptabilité dans les livres comptables de l’entreprise, de réaliser les différentes déclarations fiscales et sociales (les fiches de paie des salariés, par exemple), de suivre les factures des fournisseurs et des clients. Il est essentiel de confier cette tâche à un professionnel fiable, car la tenue d’une comptabilité fictive ou inexacte peut vous exposer à de lourdes peines, notamment une amende de 500 000 € et un emprisonnement pouvant aller jusqu’à 5 ans.

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Comptabilité d’entreprise : l’approbation et le dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale qui consiste à déposer les comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Avant le dépôt, il faut procéder à l’approbation des comptes en ligne et publier la comptabilité de l’entreprise dans le cadre d’une démarche appelée dépôt des comptes annuels. Toute société commerciale légalement constituée est tenue d’avoir une comptabilité d’entreprise. Au moment de la clôture de l’exercice, à la fin de l’année, il faut déposer les comptes annuels, à savoir :

• le compte de résultat,
• le bilan comptable qui présente l’état du patrimoine de l’entreprise,
• les annexes (informations complémentaires pour bien comprendre les documents comptables fournis).

La plupart des sociétés font appel à un expert-comptable pour le dépôt des comptes annuels. Le dépôt des comptes annuels permet de retracer l’activité de l’entreprise sur une période définie appelée exercice comptable. En général, cette période est d’une année. L’approbation des comptes annuels a généralement lieu 6 mois après la clôture de l’exercice précédent. Elle se déroule au cours d’une assemblée générale d’approbation des comptes annuels. Le dépôt des comptes peut se faire directement au greffe, en ligne, par courrier, ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

La fiscalité liée à la comptabilité en entreprise

L’entreprise peut être soumise à différentes fiscalités, selon son régime et ses activités. Parmi les plus courantes, il y a la TVA ou taxe sur la valeur ajoutée. C’est la principale recette fiscale de l’État. Les entreprises jouent le rôle d’intermédiaire, car ce ne sont pas elles qui doivent supporter l’impôt, ce sont les consommateurs. Le rôle des professionnels, c’est de collecter la TVA pour la reverser à l’État. Il existe une exception pour les auto-entrepreneurs et les sociétés de vente de biens qui ont un chiffre d’affaires inférieur à 82 800 € (inférieur à 32 900€ pour les prestations de services). Il s’agit de la franchise de TVA qui offre un véritable avantage concurrentiel pour les entreprises concernées.

Par ailleurs, il y a deux principaux modes d’imposition. Il s’agit de l’impôt sur le revenu et de l’impôt sur les sociétés. Dans le régime de l’impôt sur les sociétés, la société est redevable de l’impôt. Par contre, dans le cadre de l’imposition des bénéfices à l’impôt sur le revenu, ce sont les associés qui sont redevables. Notez qu’en France, une entreprise subit un contrôle fiscal en moyenne une fois tous les neuf ans. Il s’agit d’une procédure courante qui a pour principal rôle de vérifier la bonne foi de l’entreprise, notamment par rapport à ses différentes déclarations fiscales.

Comptabilité en entreprise : pourquoi faire des budgets prévisionnels ?

Le budget prévisionnel est un document financier qui est établi pour résumer l’ensemble des charges et des recettes prévisionnelles d’une société. Il a pour rôle principal de faire des prévisions budgétaires sur les mois ou les années qui suivent. Le budget prévisionnel comporte des tableaux financiers établis sur une année ou sur un exercice. Il recense les charges et tous les produits reportés mois par mois pour anticiper une baisse d’activité. Il peut comporter un plan de trésorerie et/ou un compte de résultat prévisionnel.

Ce document a plusieurs rôles essentiels dans une entreprise. Le premier rôle du budget prévisionnel est de diagnostiquer la santé financière de l’entreprise. Il a pour but de prévoir si l’activité de l’entreprise est viable ou non. Il permet aussi d’établir la performance de la structure et la rentabilité du projet à partir des prévisions effectuées. Grâce aux informations qu’il permet de dégager, le budget prévisionnel est un réel outil d’aide à la décision pour le dirigeant. Il va réunir dans un seul document les éléments nécessaires pour se projeter et prendre des décisions éclairées. Par ailleurs, le budget prévisionnel permet aussi :

• d’anticiper votre trésorerie,
• de faciliter les demandes de financements,
• de simuler vos hypothèses de développement,
• de prendre les bonnes décisions,
• de fixer vos objectifs annuels.

Un budget prévisionnel permet également d’ajuster au fur et à mesure le pilotage de l’entreprise, selon les informations dégagées. En général, les budgets prévisionnels sont mis à jour régulièrement, tous les mois, tous 3 mois, voire tous les 6 mois, par exemple.

Les réglementations de la comptabilité en entreprise

Quel que soit le type de votre activité, que vous soyez commerçant, professionnel libéral, artisan ou dirigeant d’une entreprise individuelle ou d’une grande société, vous devez connaître et respecter différentes réglementations comptables. La comptabilité doit être une tâche régulière, claire, sincère et fidèle à la réalité pour éviter les sanctions et pénalités qui sont assez lourdes. Elle est indispensable pour assurer la gestion d’une entreprise et pour anticiper ou éviter les difficultés financières.

Notez cependant que la tenue d’une comptabilité n’est pas une obligation pour les micro-entreprises. La tenue d’une comptabilité consiste à :

• enregistrer toutes les pièces comptables comme les factures d’achat et les justificatifs de vente,
• enregistrer les mouvements qui affectent le patrimoine de la société,
• établir des factures en bonne et due forme,
• gérer l’inventaire et établir la valeur des éléments qui composent l’actif et le passif de l’entreprise (cette tâche comptable est à faire au moins une fois par an),
• établir des comptes annuels à la fin de chaque exercice comptable (ils sont constitués du bilan et du compte de résultat).

En général, quelle que soit leur taille, les entreprises peuvent établir leur comptabilité elles-mêmes, mais elles peuvent aussi la confier à un expert-comptable. En général, seul un professionnel membre de l’ordre des experts-comptables peut réaliser ces tâches pour le compte d’une entreprise. Il y a également des documents appelés livres comptables obligatoires. C’est une obligation pour tous les professionnels inscrits au RCS et soumis au régime réel d’imposition.

En effet, ces professionnels doivent tenir un livre journal qui contient toutes les opérations, organisées de manière chronologique. Le livre journal peut être sous format papier ou électronique. Il y a aussi le grand livre qui recense les écritures comptables selon les grandes lignes du plan comptable. Enfin, il y a les obligations comptables qui dépendent du régime fiscal de l’entreprise. En général, les obligations comptables d’une entreprise sont différentes en fonction du régime d’imposition auquel il est soumis.

L’importance de la tenue régulière de la comptabilité en entreprise

La tenue régulière de la comptabilité est primordiale pour une entreprise. Effectivement, cela permet à l’entreprise d’avoir une vue claire sur sa situation financière et fiscale en temps réel.

• L’établissement des factures,
• Le suivi du chiffre d’affaires,
• Le rapprochement bancaire.

Toutefois, les avantages ne s’arrêtent pas là. La tenue régulière de la comptabilité peut aider à mieux gérer son activité et à optimiser ses choix stratégiques. Les données fournies par la comptabilité peuvent être utilisées pour évaluer la rentabilité d’un projet ou encore définir un budget prévisionnel.

Vous devez effectuer le rattrapage depuis le dernier bilan approuvé jusqu’à ce jour afin d’obtenir un état financier fiable qui vous servira à prendre des décisions financières importantes.

Certains dirigeants sous-estiment parfois l’importance de cette tâche, mais vous ne devez faire aucun compromis que nulle autre partie prenante ne peut faire : transparence absolue, rigueur sans faille et respect scrupuleux des lois et règlements fiscaux.

Cette rigueur permet de respecter les échéances légales et ainsi éviter des sanctions financières. Effectivement, une entreprise qui ne tient pas sa comptabilité à jour encoure le risque d’être sanctionnée par l’administration fiscale ou encore de subir un redressement fiscal.

La tenue régulière de la comptabilité est indispensable pour toute entreprise soucieuse d’avoir une vue claire sur sa situation financière et fiscale. Elle permet aussi d’optimiser ses choix stratégiques en fournissant des données fiables pour prendre des décisions importantes.

Les outils et logiciels de comptabilité pour faciliter la gestion financière de l’entreprise

Aujourd’hui, il existe de nombreux outils et logiciels pour faciliter la gestion financière d’une entreprise. Ces outils permettent d’avoir une vue claire sur l’état financier de l’entreprise en temps réel.

Le choix d’un outil ou logiciel dépendra des besoins spécifiques de chaque entreprise. Toutefois, certains critères sont à prendre en compte lors du choix :
• La simplicité d’utilisation,
• La compatibilité avec les autres outils utilisés par l’entreprise (gestion commerciale, ERP),
• Le coût,
• Les fonctionnalités proposées (facturation, suivi des dépenses et des recettes…).

Les entreprises peuvent opter pour un logiciel de comptabilité classique installé sur leur ordinateur ou encore utiliser un service en ligne disponible depuis n’importe quel appareil connecté à internet.

Parmi les solutions disponibles pour les entreprises, on peut citer :
• EBP Compta : ce logiciel est adapté aux petites et moyennes entreprises ayant besoin d’une solution simple et efficace.
• Sage Business Cloud Comptabilité : cette solution offre une gamme complète de fonctionnalités pour répondre aux besoins des grandes structures.
• QuickBooks : ce service en ligne est idéal pour les travailleurs indépendants ainsi que les petites structures souhaitant gérer facilement leur comptabilité.

Il faut souligner que ces outils ne remplacent pas le travail effectué par un expert-comptable. Les entreprises peuvent opter pour une solution hybride en utilisant à la fois un logiciel de comptabilité et les services d’un expert-comptable.

L’expertise de l’expert-comptable peut être précieuse pour accompagner l’entreprise dans sa gestion financière, mais aussi pour éviter des erreurs qui peuvent coûter cher par la suite. L’intervention d’un expert-comptable permet aussi aux entrepreneurs de se concentrer sur leur cœur de métier plutôt que sur des tâches administratives chronophages.